Hur skapar jag en faktura?

UKKO.fi är en faktureringstjänst för privatpersoner. Det betyder att användaren skapar sin faktura på vår sida och sedan skickar vi den vidare. När inbetalningen är gjord och vi har tillgodosett alla avgifter så betalas lön in till ditt bankkonto.

Skapa faktura

När du vill debitera Kunden loggar du in på dina användarsidor och klickar in på ”Fakturor”> ”Skapa ny faktura” och fyll i underlaget för beställd fakturering.

Du kan spara formuläret som ett utkast och återkomma till det senare, innan du skickar din beställning till oss. Om du ofta fakturerar samma kunder, kan du spara informationen under sidan Mina kunder.

1. Kundens kontaktinformation

Välj en befintlig kund i menyn eller fyll i en ny kunds kontaktinformation för hand.

Välj om det avser fakturering mot företag eller privatperson. Gäller det fakturering mot företag eller förening så anger du även Fo-nummer. Har organisationen inte Fo-nummer, välj privatperson. Fo-nummer kan sökas på www.ytj.fi.

Välj om du vill skicka din faktura via:

• e-post
• brev
• e-faktura (endast företagskunder)

Ange namn och om du vill även e-postadress till kontaktpersonen

• Vi kommer att skicka e-postmeddelanden gällande faktureringar, när en faktura har nått sitt förfallodatum eller när en faktura har skickats med posten.
• Om du har valt att skicka din faktura via ”e-post”, kommer även den att skickas till den angivna e-postadressen.

Om du har valt att skicka en ”brevfaktura” så anger du mottagarens faktureringsadress:

Om du har valt ”e-faktura” så skriver du in e-faktureringsadress (till exempel EDI eller IBAN) samt operatören för e-faktureringen (t. ex ”Nordea”).

E-faktureringsadressen kan du kontrollera på operatörens hemsida.

Välj vilket land fakturan ska skickas till. Om du har angett annat land än Finland under ”Land*”, kommer fakturan automatiskt att utfärdas på engelska.

OBS! har du bekräftat med kunden att faktureringsinformationen är korrekt? Genom att ange rätt betalningsinformation undviker du onödiga dröjsmål i löneutbetalningarna.

2. Fakturauppgifter

• Välj betalningsvillkor för fakturan (för Privatkunder rekommenderas minst 14 dagar)

• Om nödvändigt, lägg till referens önskad från företaget om kunden har begärt att referens anges. Det brukar vanligtvis vara t. ex namnet på kontaktpersonen (för att kunna hänvisa till vem som har beställt uppdraget) eller arbetsordern som ska utföras.

• Du kan även ange fritext, vilket kommer att synas på fakturan ovanför betalningsinformationen. Här kan du komplettera beskrivningen av utfört uppdrag om det inte skulle få plats. (Obs: fakturan kommer alltid att specificera vad arbetsuppgiften handlar om eller inom vilket arbetsområde, det räcker inte t. ex att bara skriva ” Lön Februari”)

• Välj den beskrivning bland menyvalen som bäst beskriver arbetet. Om du inte hittar någon beskrivning som passar, så kan du alltid återkomma till frågan i efterhand under ”meddelanden till administratören Ukko.fi”. Den här informationen visas inte på kundens faktura.  

3. Fakturerbara produkter/tjänster

Ange vilken Momssats som ska tillämpas. Generellt gäller 24% moms, men för vissa produkter och tjänster finns det undantag. Om du är osäker så hjälper vi dig i vår kundtjänst. Vilken momssats ska jag ange till min faktura?

Fyll i en rad för varje produkt eller tjänst som du fakturerar (till exempel ”Webbdesign”). För att lägga till en ny rad i fakturan, klicka på den blå knappen till höger ”Lägg till ny rad”.

• Under ”Antal” anger du hur många enheter av en produkt / eller tjänst som faktureras.

• Som ” Enhet” väljer du antingen styck eller timmar

• Fyll i ett ”Pris” för produkten / eller tjänsten, dvs pris per styck eller timme.

• Du kan välja om enhetspriset ska gälla med eller utan moms. Om du väljer utan moms, så kommer systemet automatiskt att räkna ut hur mycket som ska betalas och lägga till det på fakturan. Prissätt så att du får tillräckligt mycket över efter skatt!

• ”Startdatum” och ”Slutdatum” – När arbetet har påbörjats och slutförts. Om du utförde arbetet på bara en dag, sätter du båda på samma dag.

4. Utgifter och ersättningar

Rapportera de utgifter du har haft vid arbetstillfället genom att lägga till varje kvitto separat. Klicka på ”spara och lägg till utgift” för att lägga till ett nytt kvitto. Skriv vad du köpte, var och när, och hur mycket moms som har tillkommit.

Om du vill att utgifterna ska synas på fakturan och betalas av din kund så väljer du ”Lägg till mina utgifter till fakturan automatiskt”.

Om du inte vill fakturera din kund för dina utgifter så avmarkerar du ”Lägg till mina utgifter till fakturan automatiskt”.

• Kan jag läggä till kostnader på fakturan och vilka kostnader kan jag dra av?

5. Dagtraktamente och kilometerersättning

Här kan du lägga till utgifter rörande traktamente och kilometerersättning

• Hur för jag in resekostnader?

6. Team invoicing

Med Team invoicing-funktionen kan du enkelt dela upp ersättningen till övriga anställda. Till exempel, om du har spelningar med bandet, så kan du dela upp gaget till medlemmarna medan showen pågår. För att lägga till en medarbetare, klicka på den blåa knappen till höger ”+ Lägg till en person”. Ange din medarbetares e-postadress och summan av dennes andel i euro.

7. Meddelande till administratören Ukko.fi

Här kan du skriva ett meddelande om du vill delge övrig information rörande faktureringar till administratören Ukko.fi

8. Förhandsgranskning och godkännande av faktura

Med alla kompletterande uppgifter på plats är det dags att godkänna fakturan, och du kan spara den för senare redigering genom att klicka på den orangea knappen nere i vänstra hörnet ”Spara som utkast”. Till höger om den finner du knappen ”Godkänn faktura”, så går du vidare till en förhandsgranskning av din faktura.

I förhandsgranskningen kan du kontrollera att den är redo att skickas, och du får en mer överskådlig vy över fakturans utformning och din lön.

När räkningen är klar och du inte vill göra några fler ändringar, så accepterar du villkoren och slutför din beställning med knappen ”jag godkänner fakturan”.

Efter det så granskas fakturan för att sedan skickas till sin mottagare.