Miten merkitsen matkakulut?

Tämä artikkeli käsittelee matkakululomakkeen täyttämistä UKKO.fi-palvelun vanhassa versiossa. Uuteen versioon on omat ohjeensa, pääset niihin klikkaamalla tästä.

Matkakulut merkitään täyttämällä lomake omalla UKKO-tilillä. Löydät lomakkeen Kulut ja korvaukset -osiosta ja valitsemalla "Luo uusi matkakorvaus".

Ennen varsinaisen lomakkeen täyttämistä pyydämme sinua vastaamaan muutamaan kysymykseen; nämä näkyvät matkakululomakkeen alussa otsikolla "Mistä matkakuluista voin hakea korvausta?" (ks. alla oleva kuva). Kysymyksiin vastaaminen on pakollista, jotta voit täyttää lomakkeen. Autamme sinua niiden avulla selvittämään, teetkö liikkuvaa vai erityisalan työtä, onko sinulla varsinainen työpaikka ja oletko yöpynyt matkalla. Vastaustesi kautta saamme selville, mistä matkakuluista voit hakea korvausta.

Huomaathan, että vastaat antamiesti tietojen oikeellisuudesta ja että vähennettävien matkakulujen tulee liittyä laskuttamaan työhön ja sen ajankohtaan. Lisätietoja on saatavilla Verohallinnon ohjeissa.

Merkitsethän kunkin matkakulun (kuten kilometrikorvauksen, päivärahan, ateriakorvauksen ja kulukorvauksen) laskulomakkeessa niille tarkoitettuun kohtaan.

Ohjeet matkakululomakkeen täyttöön

Lomakkeen täyttäminen aloitetaan seuraavilla tiedoilla:

Merkitse selkeästi

• Asiakkaasi nimi tai työkohteesi osoite - Pelkkä kaupunki ei ole riittävä, merkitsethän selkeästi lähtöpaikkasi ja määränpääsi osoitteet (esim. Itämerenkatu 1, Helsinki).
• Kohteessa tehty työ - Tarkempi kuvaus siitä, mitä työtä olet mennyt tekemään (esim. maalausta, palaveri asiakkaan SLP Groupin kanssa tms.). Pelkkä työ, ajo, työmatka tms. ei ole riittävä tieto.
• Maa, jossa työ on tehty
• Matkan alkamis - ja päättymispäivä ja kellonajat
• Reitin osoite - Lisää sekä lähtöpaikkasi että määränpääsi osoitteet (katuosoite ja kaupunki).

Seuraavaksi pääset täyttämään tiedot kulkuneuvostasi ja mahdollisista päivärahoista sekä ateriakorvauksesta:

Klikkaamalla painiketta "Olen ajanut saman reitin useammin kuin kerran" voit syöttää haluamasi kertoimen, jotta samaa reittiä ei tarvitse syöttää manuaalisesti moneen kertaan.

Huomaathan, että ateriakorvauksia voi hakea seuraavasti: 1 ateriakorvaus yli 3 tunnin työpäivälle ja 2 ateriakorvausta, jos työpäivän kesto on 11 tuntia tai enemmän. Matka-aikaa työmaalle ei kuitenkaan lasketa työajaksi.

Seuraavaksi pääset kertomaan lisätietoja tekemästäsi matkasta ja valitsemaan, haluatko laskuttaa kulut asiakkaaltasi vai et:

1. Lähtöaika (kotoa)
2. Paluuaika (kotiin)
3. Työpäivän kesto (tunteina)

jokaiselta päivältä, jolta haet kilometrikorvausta, päivärahaa tai ateriakorvausta. 

Lisää tietojen tarkennuksia Lisätiedot-kenttään seuraavanlaisesti:

Kuljetettu raskasta kuormaa - tarkenna kenttään, mitä olet kuljettanut ja minkä kokoinen/painoinen kuorma on.

Perävaunu - kirjaa lisätietoihin, miksi olet kuljettanut perävaunua ja lisää myös perävaunun rekisterinumero.

Lisää matkustaja - merkitse henkilön etu- ja sukunimi ja kuinka hän liittyy työhön. Onko hän esimerkiksi toimeksiantajanne määräämä?

Ajettu metsäautotiellä - Mikäli olet ajanut vain osan matkasta metsäautotiellä, tee metsäautotiellä ajetusta osuudesta oma matkakulukirjaus, johon valitset kyseisen lisävalinnan. Vähennä metsäautotien osuus toisen matkakulun kilometrimäärästä.

Koko- ja osapäivärahoihin - päivärahan suorittaminen edellyttää, että työntekemispaikka on yli 15 kilometrin etäisyydellä varsinaisesta työpaikastasi tai asunnostasi riippuen siitä, kummasta matka on tehty

Laskuta asiakkaalta – kyllä vai ei?

Matkakulujen osuus kannattaa huomioida jo silloin, kun hinnoittelet palveluasi. Voit joko sisällyttää matkakulut palvelusi hintaan tai laskuttaa asiakasta erikseen palvelusta ja matkakuluista.

Voit siis valita, haluatko, että kulut näkyvät laskulla ja ne laskutetaan asiakkaalta. Laskulla eritellyt työsuoritteen lisäksi maksettavaksi sovitut matkakulut ovat työnsuorittajalle lähtökohtaisesti verotonta tuloa, joista ei suoriteta ennakonpidätystä. Kulut kannattaa siis mahdollisuuksien mukaan aina eritellä laskulla ja sopia matkakustannukset maksettavaksi työsuoritteen lisäksi.

Mikäli matkakuluja ei ole eritelty laskulla tai ne on sisällytetty laskutetun työsuoritteen hintaan, ovat kulut työn suorittajalle veronalaisia. Tämä tarkoittaa, että kulut vähennetään laskutetusta summasta ennen palkanlaskentaa ja niitä vastaava osuus maksetaan kokonaisuudessaan ennakonpidätystä toimittamatta. Kulut on ilmoitettava vähennettäväksi omassa henkilökohtaisessa verotuksessa.

Ota myös huomioon, että jos et ole kuljettanut raskasta kuormaa, peräkärryä jne. koko matkaa, tulee sinun tehdä erillinen kirjaus matkanosista, jotka ovat ja eivät ole olleet mukana.

Voit hakea laskulla erittelemättömistä ja kuitittomista kuluistasi tulonhankkimisvähennystä keväisin, kun täydennät verottajan lähettämää veroehdotusta. Muistathan kuitenkin, että tällöin kyseessä on tulonhankkimisvähennys, mikä tarkoittaa, että korvaus on lähtökohtaisesti pienempi (esim. 0,25 € / km vuonna 2020). Poikkeuksen tekevät muutamat erityisalat, katsothan ne täältä.

Otathan tällöin huomioon, että mikäli et ole oikeutettu erityisalan matkakorvauksiin tulonhankkimisvähennyksissä, syntyy korvauksista tuloa, josta saattaa joutua maksamaan jäännösveron verotuspäätöksen yhteydessä.

Lue lisää kevytyrittäjän verovähennyksistä!

Tässä tapauksessa jätä valinta kohtaan "Laskuta asiakkaalta (lisätään laskulle rivinä)".

Jos et halua laskuttaa kuluja asiakkaaltasi

Valitse tällöin lomakkeella tällöin Laskuta asiakkaalta -kohdassa Ei laskuteta asiakkaalta. Vain verovähennys. Matkakuluja ei tällöin laskuteta asiakkaalta, eivätkä ne näy eritellysti laskulla; siten ne ovat työn suorittajalle veronalaisia.

Tämä tarkoittaa, että saat palkanmaksun yhteydessä laskutussummastasi matkakuluja vastaavan osuuden ilman ennakonpidätystä. Voit kuitenkin hakea kuluistasi tulonhankkimisvähennystä keväisin, kun täydennät verottajan lähettämää veroehdotusta.

Julkisen liikenteen käytöstä aiheutuneet kulut – miten ne merkitään?

Lue myös:

Palkan lisäksi maksettavat verovapaat matkakustannusten korvaukset

Hämmentävätkö matkakustannusten korvaukset?

Kevytyrittäjän verovähennykset

Huom! 
Muistathan, että yksittäiset verotuspäätökset tekee aina verottaja, eikä UKKO.fi voi vaikuttaa niihin. Olemme koonneet nämä neuvot avuksesi sitoumuksetta, mutta huomaathan, että jokaisen verovelvollisen tilanne on aina yksilöllinen. UKKO.fi ei ota mitään vastuuta verotietojesi tai tämän sivun soveltuvuudesta. Mikäli sinulla on kysyttävää omaan verotukseesi liittyen, kysy tarvittaessa lisätietoja suoraan verottajalta. Olet aina itse viime kädessä vastuussa omista veroasioistasi.